Selasa, 20 Juli 2010

Cost Down untuk Profit yang lebih baik

Driving Down Costs: How to Manage and Cut Costs - IntelligentlyJika produk perusahaan Anda bersaing dengan sangat ketat dengan kompetitor, Apa yang akan Anda lakukan jika kompetitor harganya lebih murah? menurunkan harga dengan mengorbankan keuntungan atau melakukan cost down proses untuk mengurangi biaya produksi?

Menurunkan biaya proses dengan cost down adalah pilihan bijaksana. namun, bagaimana konsep cost down yang dimaksud? jawabannya adalah improvement. Apa yang akan Anda dapat dengan improvement? banyak sekali, diantaranya adalah :
  • dari sisi biaya proses akan lebih murah
  • dari sisi waktu akan lebih cepat
  • dari produktivitas akan meningkat
  • dari sisi moral pekerja akan meningkat
  • dari kesempatan bisnis akan lebih terbuka
Improvement untuk cost down dimulai dari mana? dari Anda tentunya. Setelah Anda siapa? inilah PR terbesar yang harus diselesaikan oleh internal team yang harus disupport total oleh top management.

Buku Quality Assurance : Quality Management Essentials

Untuk referensi bagi para Quality Assurance Manager, Engineer dan Staff, silahkan klik gambar berikut ini untuk masuk ke amazon.com.

Quality Management EssentialsKutipan dari : http://www.amazon.com/gp/product/product-description/0750667869/ref=dp_proddesc_0?ie=UTF8&n=283155&s=books

Editorial Reviews

Review

"Written in a simple, easy to read style, this book will appeal to those who are serious about the value-add of a quality management system. The book consists of seven sections presented in a logical and progressive order, with informative chapter summaries."

Paul Harding Managing Director SAQI, e-Quality Edge South Africa

Book Description

Get to the heart of quality management fast with best-selling quality author David Hoyle

Product Description

From the best-selling quality management author, David Hoyle, Quality Management Essentials is the perfect brief, yet authoritative, introduction to the fundamentals of quality management.

Quality in organizations, large or small, is achieved with intelligent use of various concepts, principles, tools and techniques. For those coming to the subject for the first time, these philosophies associated with quality management can be quite overwhelming. This very readable book provides a fast track introduction and executive level appraisal of the field from a respected and experienced author.

* Get to grips with Quality Management quickly and understand how to apply the principles to achieve success in the most simple to complex situations
* Learn from supporting case studies how to present a case for improving quality
* Full of checklists, hints and tips for those charged with the task of managing quality achievement in their organization

About the Author

David Hoyle is an international management consultant with over 30 years' experience in quality management. He has held senior positions in quality management with British Aerospace and Ferranti International and worked with such companies as General Motors, the UK Civil Aviation Authority and Bell Atlantic on their quality improvement programmes. As well as delivering quality management and auditor training courses throughout the world, he has participated in various industry councils and committees, including the Institute of Quality Assurance.

Apa output dari tinjauan management?

Strategic Management and Business Policy (11th Edition)Dalam implementasi ISO 9001:2008, salah satu hal yang wajib dilakukan oleh top management adalah melakukan tinjauan management. Mengapa hal tersebut wajib? ya, karena itu salah satu bukti komitmen dari top management dalam penerapan ISO 9001. 

Setelah tinjauan management dilakukan, lalu apa outputnya? outputnya adalah berupa kebijakan yang dikeluarkan oleh top management terhadap agenda tinjauan management. Apa bentuk dari kebijakan tersebut? bentuk yang paling nyata adalah dikeluarkannya surat keputusan atau kebijakan tertulis lainnya sebagai bentuk tindak lanjut dari agenda tinjauan management. Apakah semua bentuk kebijakan tersebut harus tertulis? Ya, namun jika surat keputusan tidak ada, minimal dalam tinjauan management dibuatkan notulen meeting (jika dilakukan dengan meeting/rapat). yang memuat hasil arahan, saran, dan rekomendasi dari top management. Lampirkan juga daftar hadir pada notulen meeting tersebut untuk memastikan bahwa top management memang datang dan berinteraksi langsung dengan para team management lainnya.

Kamis, 15 Juli 2010

Pendekatan Proses adalah Pendekatan Team Work

Mastering the Instructional Design Process: A Systematic ApproachSalah satu hal yang membedakan ISO 9001:1994 dengan series 2000 atau 2008 adalah adanya pendekatan proses dalam setiap klausulnya. Dalam versi 1994 semua elemen klausul berdiri sendiri, sehingga jika dalam implementasi banyak perusahaan yang mengalami kendala bagaimana untuk memperdayakan proses secara keseluruhan, bukan hanya untuk bagian atau departemen.

Pendekatan proses membawa konsekuensi dari pelaku proses. Hal yang paling mendasar untuk keberhasilan process approach adalah team work. Bagaimana mungkin sebuah proses produksi bisa berjalan lancar tanpa unkuk kerja bersama dari planning, engineering dan quality?

Rabu, 14 Juli 2010

Mengukur Evaluasi Pelatihan

Handbook of Training Evaluation and Measurement Methods, Third Edition (Improving Human Performance)Mengapa setelah pelatihan anak buah saya kinerjanya jauh dari harapan saya? Ada pengaruhnya nggak ya pelatihan yang diberikan dengan performa individunya?

Mungkin diantara kita masih mengalami pertanyaan-pertanyaan seperti di atas. Dalam penerapan ISO 9001 setiap organisasi diharuskan untuk melakukan evaluasi training atau pelatihan. Bagaimana cara yang efektif untuk melakukan evaluasi pelatihan? Banyak literatur bagaimana untuk melakukan evaluasi pelatihan. 

Berikut ini adalah cara yang paling mudah bagaimana mengukur kinerja seseorang setelah diberi pelatihan.
1. Seberapa puas customer (internal customer) terhadap kinerjanya. Cara ini dapat dilakukan dengan wawancara kepada customer dari seseorang yang sudah dilatih. Tanyakan apakah ada perubahan dalam 1 bulan terakhir (semenjak training selesai). Jika jawaban customer (internal next process) menjawab " sekarang lebih baik Pak " maka dapat kita simpulkan bahwa trainingnya efektif. Catat semua hasil wawancara tersebut sebagai bukti dilakukan evaluasi.

2. Cek hasil kinerjanya. Jika dia membuat sebuah produk, cek apakah tingkat reject atau produk OK nya memenuhi target atau tidak. Jika terpenuhi maka dapat dipastikan trainingnya efektif. Jika tidak, berarti perlu ditinjau ulang mengenai trainingnya. apakah materinya belum masuk ataukah cara penyampaiannya yang kurang baik. 

Banyak cara lain yang bisa dilakukan seperti dengan ujian tertulis, wawancara terhadap yang bersangkutan, serta menilai langsung unjuk kerjanya di lapangan.

Minggu, 11 Juli 2010

Apa itu ISO 9001?

ISO 9001:2008 Basics - What Employees Need to Know, DVD and Learning GuideOrang awam sering menanyakan apa itu ISO 9001? Bentuknya seperti apa? dan masih banyak lagi pertanyaan yang sebetulnya simpel tapi kadang sulit untuk menjelaskan dalam bahasa mereka. Jika Anda pertama kali membaca atau mendengar ISO 9001 apa yang terpikir pertama kali dalam benak Anda? sesuatu yang simpel atau sesuatu yang rumit, aneh dan "njlimet" kalau orang jawa bilang.

OK, mari kita sedikit pahami apa itu ISO 9001 dalam bahasa yang sangat sederhana. ISO 9001 adalah sebuah aturan tertulis yang mensyaratkan agar sebuah organisasi (perusahaan) menerapkan aturan-aturan baku yang standard untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Jadi ubah paradigma Anda, ISO 9001 adalah Aturan. Aturan untuk siapa? aturan untuk organisasi atau perusahaan. Aturan untuk Apa? untuk menjalankan proses / bisnis sesuai aturan baku tertulis. Tujuannya Apa? untuk memuaskan pelanggan. 

Karena cuma aturan maka efektif tidaknya tergantung dari siapa yang melaksanakannya. Namun, ISO 9001 menggaransi jika kita komitmen dan konsisten, maka pelanggan kita pasti akan puas. Jadi jika perusahaan yang bersertifikasi ISO 9001 apakah pasti memuaskan pelanggan? belum tentu. Apakah produknya pasti bagus? belum tentu. Apakah perusahaan makin jaya belum tentu. Apa dong nilai manfaatnya kalau begitu?

Untuk menjawab pertanyaan diatas, jawablah pertanyaan analogi di bawah ini, niscaya Anda akan tahu jawabannya. Anggaplah Surat Ijin Mengemudi (SIM) itu sama dengan Sertifikat ISO 9001.
  1. Apa niat Anda pertama kali membuat SIM? supaya tidak ditangkap polisi ataukah agar kita dapat mengendarai kendaraan lebih baik, lebih sopan, dan lebih hati-hati agar kita dan orang lain sama-sama menikmati berkendaraan. Niat awal inilah yang akan melatarbelakangi etika berkendara orang dijalan. Coba cek apakah yang punya SIM menjamin orang berkendara tidak ugal-ugalan? yang salah siapa? Undang-undang lalu lintas ataukah pengendaranya ataukah parameter lainnya (rambu/polisi).
  2. Mengapa masih banyak terjadi korban kecelakaan lalu lintas, padahal ada Undang-Undang, ada polisi ada rambu-rambu, jalanan rata, dan kendaraan semakin canggih. Lalu buat Apa dong ada SIM?
Nah, dari analogi tersebut mudah-mudahan menjawab pertanyaan seperti saya sampaikan di atas. Jika masih bingung, silahkan cari literatur yang tersebar di berbagai Web.

Rabu, 07 Juli 2010

Mengukur Customer Satisfaction

Customer Satisfaction Measurement for ISO 9000: 2000Seberapa puaskah pelanggan Anda? Bagaimana Anda mengukur kepuasan pelanggan? Mengukur kepuasan pelanggan adalah hal yang sangat mudah. Kenapa saya bilang mudah? karena pada prinsipnya kita adalah pelanggan dari produk dan jasa yang kita gunakan sehari-hari.

Sepatu yang kita pakai, apakah memuaskan kita. Makanan yang kita makan apakah memuaskan kita. Pelayanan bank yang kita rasakan apakah memenuhi standard pelayanan kita. Saat kita merasa puas, indikator termudah adalah kita mendatangi atau berusaha mengulang untuk membeli.
Anggaplah kita punya restoran. Jika kita mempunyai buku tamu, atau setidaknya kita mampu mengidentifikasi kehadiran pelanggan dalam membeli produk atau jasa kita, maka kita sudah mengukur tingkat kepuasan pelanggan. Semakin sering pelanggan kita datang lebih dari 1x maka dapat dipastikan mereka puas. Tinggal bagaimana kita membuat sistemnya, apakah dengan buku tamu, menganalisa daftar menu yang dipesan, mencatat nomor mobil, memasang CCTV, dll. Itulah salah satu cara mengukur kepuasan pelanggan, banyak cara lain yang dapat Anda kembangkan agar bisnis Anda semakin sukses.

Kemampuan Mendengar

Listening: The Forgotten Skill: A Self-Teaching Guide (Wiley Self-Teaching Guides)Seberapa hebat Kita bicara dan bertindak, semua orang tahu Kitalah Juaranya. Namun, seberapa hebat Kita mampu mendengar, belum tentu Kita mampu.

Kemampuan mendengar adalah bukti bahwa Kita mempunyai "jiwa besar". Kekuasaan, jabatan, pangkat, dan kelebihan lain adalah ego yang sangat susah untuk tidak ditonjolkan. Saat Kita menjadi pendengar yang baik, maka segala ego tersebut harus kita rendahkan dan tidak ditonjolkan. Mengapa demikian? simpel, agar seseorang yang ingin kita dengar suaranya dapat mengeluarkannya tanpa beban atau sungkan karena posisi kita.

Mendengar juga sangat efektif dalam pola kepemimpinan di proses produksi. Semua permasalahan di produksi setiap saat muncul dikarenakan salah satunya adalah "people's problem". Dengan mendengar kita akan tahu sejauh mana masalah yang ada mengganggu jalannya proses produksi. Jadi, berlatihlah untuk menjadi pendengar yang baik. Believe it, Listening is power.

Selasa, 06 Juli 2010

Tips Mengarsip Dokumen ISO 9001

Oxford 01156 Oxford Portafile Expanding Organizer With 19 Pockets, Letter, BlackDalam penerapan ISO 9001:2008, hal yang tak kalah penting selain pencapaian target dalam sasaran mutu adalah bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:2008. Pengarsipan yang kami maksud termasuk untuk untuk elektronic filling system. Berikut ini adalah 2 tips bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:

1.Pastikan semua dokumen teridentifikasi dengan jelas. Jelas disini artinya mudah sekali untuk dibaca dan dibedakan antara satu dokumen dengan dokumen lain. Identifikasi dapat dilakukan dengan:
  • pemberian kode setiap bagian, contoh: 001 untuk QMR, 002 untuk Produksi, 003 untuk QA, dst
  • pemberian warna yang berbeda pada cover dokumen / odner. Merah untuk QMR, Hijau untuk QA, kuning untuk Engineering, dst
  • dan metode lain yang memudahkan untuk pembedaan.
 2.Buatkan peta simpan dokumen dalam satu sheet khusus. Sheet tersebut minimal memuat:
  •  Nomor dokumen, lokasi dokumen (lemari A/B/C), status dokumen (Terkendali/Tidak Terkendali), jenis dokumen (internal/external), Tanggal terbit/ edisi/ revisi, Penanggung jawab pengendalian, dst.
Dari semua metode identifikasi dokumen, yang paling sesuai adalah yang dapat mengakomodir semua kepentingan dalam internal organisasi.

Senin, 05 Juli 2010

Team Work untuk Sukses Bersama

Making Teams Work : 24 Lessons for Working Together Successfully (The McGraw-Hill Professional Education Series)Suksesnya team work adalah sukses bersama. Dalam team work terdapat semua potensi yang dibutuhkan dalam berusaha. Untuk menjadi team sukses, maka setiap individu bagian dari team haruslah mencapai sukses terlebih dahulu. Dan sebaliknya, jika kegagalan terdapat dalam anggota team, maka sukses team pun bisa terhambat.

Seperti layaknya peperangan, pemenang perang seharusnya adalah bukan sang jenderal ataupun sang prajurit, tapi pemenang adalah semua pihak dari prajurit hingga jendral. Suksesnya prajurit membawa suksesnya jendral, dan suksesnya jendral juga suksesnya prajurit. Jadi, jika anda sekarang bergerak dalam team work, jadikan diri Anda seorang juara dahulu untuk menuju team work yang sukses.

Menjadi bawahan yang baik

What Keeps Good Employees From LeavingKita sering menuntut pimpinan kita dengan sindiran "jadilah pemimpin yang baik". Jika sekarang kita berperan sebagai pimpinan, maka kita pun bisa melakukan sindiran yang sama "sudahkah Anda menjadi bawahan yang baik?".

Menjadi bawahan yang baik tidaklah susah, karena pada prinsipnya bawahan adalah perpanjangan fungsi tertentu saja dari seorang fungsi pimpinan. Ibarat sebuah mobil, pimpinan adalah si pengemudi dan setiap komponen dari mobil (ban, rem, kaca, busi, bahan bakar, dll) adalah bawahannya. Jika Anda sebagai ban, maka menggelindinglah sesuai gas yang diinjak si pengemudi. Jika Anda sebuah rem, maka tahanlah laju mobil ini sesuai keinginan pengemudi. Jadi, anda dapat bayangkan jika keinginan pengemudi tidak bisa dipenuhi oleh masing-masing komponen maka laju mobilpun tidak akan sempurna.

Peduli Mutu Peduli Biaya

Production Systems Engineering : Cost and Performance OptimizationPernahkah anda hitung-hitungan hubungan antara mutu dan biaya? Percayakah Anda bahwa mutu yang baik akan menghemat biaya?

Dalam praktek dunia bisnis, hanya yang berorientasi mutulah yang akan menjadi pemenang? mengapa demikian?. Seperti kita tahu bahwa ukuran mutu menjadi penentu sebuah produk atau jasa dapat diterima atau tidak oleh pelanggan kita. Dengan jaminan mutu produk dan jasa yang konsisten akan menjadikan pelanggan kita menjadi loyal. Loyalitas pelanggan inilah yang secara terus menerus memberi jaminan keuntungan usaha.

Mutu yang tercipta dilandasi juga kepedulian untuk mengurangi pemborosan-pemborosan yang terjadi, baik dalam bentuk pemborosan produk, proses, energi, waktu, man power, dll. Dengan mengurangi pemborosan, maka biaya proses akan menjadi semakin kecil dan margin keuntungan semakin besar. Sehingga kepedulian terhadap mutu terkait erat dengan kepedulian terhadap biaya proses.

Bagaimana mengukur efektivitas perbaikan?

The Improvement Guide: A Practical Approach to Enhancing Organizational PerformanceMengukur efektifitas perbaikan sangat penting untuk mengetahui apakah perbaikan yang dilakukan memenuhi persyaratan yang diharapkan. Apa itu persyaratan yang diharapkan? sangat banyak persyaratan yang diharapkan dari sebuah improvement atau perbaikan. Berikut ini contoh persyaratan yang diharapkan:
  • tidak muncul lagi permasalahan yang sama
  • dapat diterapkan dengan mudah
  • tidak memerlukan investasi yang besar
  • meningkatkan produktivitas
  • meningkatlkan kualitas 
  • dlll
Bagaimana mengukur efektifitas perbaikan yang sudah kita lakukan? Seperti dijelaskan didepan bahwa setiap persyaratan yang diharapkan haruslah dapat dipenuhi. Persyaratan tersebut pada dasarnya adalah kriteria untuk menilai efektifitas. Jadi dengan memenuhi harapan sebuah perbaikan, maka Anda juga dapat menilai efektifitasnya. Jika pemenuhan tersebut lebih dari 80% maka dapat dikatakan secara umum perbaikan yang Anda lakukan adalah efektif. Namun demikian kriteria keefektifan haruslah ditetapkan terlebih dahulu sebelum dimulai. Semakin baik dan bernilai dari sebuah kriteria yang ditetapkan, maka akan semakin terarah pula perbaikan yang dilakukan.

Sabtu, 03 Juli 2010

Data yang baik atau data yang benar?

Measurement and Data Analysis for Engineering and Science, Second EditionMana yang akan Anda pilih.....
Data yang baik seperti contoh berikut:
Nilai kelulusan yang didapat Anda adalah 4, standard minimal adalah 6. Nah agar data tersebut  terlihat baik, maka Anda ubah menjadi 7, sehingga seolah-olah lulus dengan cukup baik.

Data yang benar seperti contoh berikut:
Nilai kelulusan yang didapat Anda adalah 4, standard minimal adalah 6. karena Anda yakin bahwa memang Anda layak dapat 4, maka kebenaran tersebut Anda pertahankan, walaupun dengan resiko Anda tidak lulus.

Dalam praktek pengukuran terhadap suatu proses, produk atau kinerja, sering kita berbenturan pada data seperti apa yang harus kita isi. Data yang baik atau data yang benar. Untuk menjadi data yang baik, maka data awal yang anda peroleh dapat diubah atau dimodifikasi sehingga kelihatan baik. Jika ini Anda lakukan maka banyak atasan akan menyukai anda karena data yang Anda sampaikan semuanya baik. Istilah sekarang "asal Bapak senang".
 
Cobalah Anda laporkan data yang benar, maka ada dua kemungkinan ketika Anda melaporkan ke atasan Anda. Yang pertama jika data tersebut benar dan baik maka Anda akan dipuji. Yang kedua, jika data yang benar menunjukkan ketidakbaikan, mungkin anda akan dinilai kurang kompeten dalam mengambil data atau atasan Anda berterima kasih atas masukan data yang dapat dijadikan input perbaikan.

Dalam praktek ISO 9001:2008, kendala utama dalam data adalah bagaiman kita secara konsisten merecord data yang benar. Data yang baik tentunya akan terlihat di mata auditor eksternal sangat baik, dan data yang benar kadang takut untuk ditunjukan ke auditor. Sekarang Anda tinggal pilih mau membuat data yang baik atau data yang benar?

Dear Pembaca yang budiman

Tulisan kami dapat Anda copy dengan menyebutkan sumbernya di mutupro.blogspot.com