Jika Top Management Berkomitmen, Maka Semua Akan Berjalan

Kebijakan apa dan proyek apa yang sekarang sedang perusahaan Anda jalankan? Apakah semua berjalan lancar? Jika top management "commit" dan "support" apa yang akan terjadi dengan kebijakan dan proyek tersebut?

Tidak sedikit kebijakan perusahaan berhenti ditengah jalan hanya dikarenakan oleh kurangnya komitmen oleh top management. Kurang komitmen akan membawa para manager merasa bahwa kebijakan ini tidak disupport dan kendala yang dihadapi tidak ada penyelesaian. Dalam jangka panjang maka akan menciptakan budaya perusahaan yang kurang baik.

Contoh sederhana adalah ketika perusahaan membuat kebijakan penghematan disemua lini organisasi perusahaan, maka tanpa terkecuali top management pun harus melakukannya. Artinya jika top management memberi contoh, memberi bimbingan, memberi solusi, memberi reward, dan memberi hukuman, maka yang dibawah akan mencontoh.

Jika top management sudah berkomitmen penuh, maka semua akan berjalan lancar sesuai yang ditargetkan. Sudahkah top management di perusahaan Anda mempunyai komitmen total bersama karyawan membangun organisasi perusahaan? ataukah hanya menyuruh dan menyuruh tanpa memberi keteladanan bagi para pekerja? Silahkan nilai sendiri...

Supplier Quality Manual

Pernahkah Anda bermasalah dengan para supplier atau vendor terkait dengan quality product dan service yang Anda tetapkan? Berapa sering mereka bermasalah? Seberapa jauh efek terhadap quality product Anda?

Jika product Anda terpengaruh akibat quality material yang kurang baik dari supplier atau vendor, ada baiknya segera lakukan analisis untuk mencari root causenya. Bisa jadi quality yang kurang baik tersebut dikarenakan karena Anda menetapkan persyaratan yang kurang spesifik, multi tafsir, susah dipenuhi dan tidak masuk akal. Untuk mencegah timbulnya hal-hal seperti diatas, maka diperlukan supplier quality manual. Apa itu supplier quality manual? hampir sama dengan quality manual perusahaan Anda, hanya saja diperuntukan khusus untuk supplier atau vendor yang akan mensuplai material atau barang - barang lain yang mendukung product Anda

Lakukan meeting dengan para supplier atau vendor mengenai tingkat kemampuan mereka dalam memenuhi standar yang Anda tetapkan dalam supplier quality manual tersebut. Ajak selalu mereka dalam setiap problem yang Anda hadapi, seperti dalam pengembangan produk baru, penanganan komplain dan klaim pelanggan, serta sosialisasi kebijakan perusahaan Anda.

Apa Itu Tindakan Perbaikan?

Sering kita berucap, kita harus melakukan tindakan perbaikan nih! Sebetulnya apa itu tindakan perbaikan? Apa saja langkah-langkah perbaikan? 

Dalam ISO 9001:2008 tindakan perbaikan diatur dalam klausul 8.5.2 mengenai Tindakan Perbaikan atau Corrective Action. Berikut ini kutipan klausul persyaratan tersebut:

Perusahaan atau organisasi melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuain untuk mencegah terulang kembali. Tindakan korektif harus sesuai dengan dampak dari ketidaksesuain yang dihadapi. 

Perusahaan menetapkan prosedur terdokumentasi dalam menetapkan persyaratan untuk 

1. Peninjauan ketidaksesuain (termasuk keluhan pelanggan)
2. Penetapan penyebab ketidaksesuain
3. Penilaian tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang.
4. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan. 
5. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan.
6. Peninjauan keefektifan tindakan korektif yang dilakukan.

Jadi, tindakan perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab suatu ketidaksesuaian sehingga ketidaksesuaian tersebut tidak muncul kembali. Lalu, apa bedanya dengan tindakan koreksi? Tindakan koreksi adalah tindakan yang dilakukan seketika atau segera terhadap ketidaksesuaian agar tidak meluas atau berdampak lebih jauh. Agar lebih jelas perbedaannya, perhatikan contoh berikut ini:

Contoh ketidaksesuaian : kebakaran hutan saat kemarau

Tindakan koreksi : memadamkan api dan melokalisir api agar tidak menyebar dengan air.

Tindakan korektif atau perbaikan : 

• membuat kebijakan penggunaan alat pemicu api seminimal mungkin saat kemarau
• melakukan inspeksi rutin terhadap area yang rawan kebakaran.
• membuat hujan buatan
• menutup hutan untuk umum saat musim kemarau
• dll yang diperlukan agar kebakaran tidak terjadi lagi

Quality Control Circle - Memberdayakan budaya improvement dari bawah

Bagaimana memberdayakan operator (bottom line) untuk dapat berkarya dan meningkatkan produktivitasnya? Bagaimana pula agar mereka meningkat loyalitasnya? Apa peran top management dalam QCC?

Banyak pertanyaan terkait QCC dan apa manfaatnya, benarkah QCC mampu menjawab semua pertanyaan di atas. Untuk membuktikan kehebatan QCC, ada baiknya kita belajar dari perusahaan yang sudah mapan dalam menjalankan QCC. Namun, secara teoritis QCC mampu memberdayakan operator dan meningkatkan loyalitasnya, dengan catatan top management mengambil peran secara totalitas untuk mendukung jalannya QCC atau Gugus Kendali Mutu.

QCC akan merangsang ide-ide improvement secara dinamis dari para operator. Mereka adalah ujung tombak dari semua jalannya bisnis perusahaan. Mengapa demikian? ya karena merekalah yang membuat produk perusahaan Anda menjadi baik atau buruk, merekalah yang akan membuat kapasitas produksi perusahaan Anda tercapai atau tidak, merekalah yang tahu kondisi mesin setiap detiknya, merekalah yang tahu kelemahan proses setiap tahapnya, merekalah yang mencucurkan keringatnya setiap saat untuk memenuhi permintaan pasar akan produk dan jasa. 

QCC akan mengakui semua alasan tersebut untuk ditampilkan ke permukaan dari setiap ide-ide perbaikan operator. Dengan pengakuan tersebut maka akan muncul suatu kebanggan bahwa menjadi operator adalah suatu prestasi yang membanggakan jika mereka diberikan peran dalam setiap penyelesaian masalah-masalah yang mereka hadapi.

Berani mencoba QCC?

Bagaimana mengukur efektivitas perbaikan?

Mengukur efektifitas perbaikan sangat penting untuk mengetahui apakah perbaikan yang dilakukan memenuhi persyaratan yang diharapkan. Apa itu persyaratan yang diharapkan? sangat banyak persyaratan yang diharapkan dari sebuah improvement atau perbaikan. Berikut ini contoh persyaratan yang diharapkan:

• tidak muncul lagi permasalahan yang sama
• dapat diterapkan dengan mudah
• tidak memerlukan investasi yang besar
• meningkatkan produktivitas
• meningkatlkan kualitas 
• dlll

Bagaimana mengukur efektifitas perbaikan yang sudah kita lakukan? Seperti dijelaskan didepan bahwa setiap persyaratan yang diharapkan haruslah dapat dipenuhi. Persyaratan tersebut pada dasarnya adalah kriteria untuk menilai efektifitas. Jadi dengan memenuhi harapan sebuah perbaikan, maka Anda juga dapat menilai efektifitasnya. Jika pemenuhan tersebut lebih dari 80% maka dapat dikatakan secara umum perbaikan yang Anda lakukan adalah efektif. Namun demikian kriteria keefektifan haruslah ditetapkan terlebih dahulu sebelum dimulai. Semakin baik dan bernilai dari sebuah kriteria yang ditetapkan, maka akan semakin terarah pula perbaikan yang dilakukan.

Manfaat Data Analysis

Seberapa sering Anda melakukan data analysis dari aktivitas harian Anda?

Pengalaman menunjukan bahwa diantara kita masih kurang memanfaatkan data yang sudah kita kumpulkan menjadi sebuah kesimpulan penting. Salah satu contoh adalah seperti dibawah ini:

Di suatu perpustakaan SMA disediakan daftar tamu berkunjung yang memuat nama, kelas, jam berkunjung, tujuan kunjungan dan buku yang akan dipinjam. Setelah satu tahun terakhir daftar kunjungan tersebut dimpan saja dan diganti dengan yang baru mengikuti tahun ajaran baru. Alangkah sayangnya data terkumpul tersebut hanya menjadi file arsip tanpa kita tahu apa yang bisa diambil dari daftar kunjungan tersebut. 

Dengan data tersebut, kita dapat buatkan analisa yang kesimpulan akhirnya seperti hal-hal berikut ini:

• Siapa saja yang paling sering berkunjung ke perpustakaan
• Kelas mana yang paling rajin ke perpustakaan
• Buku apa yang paling sering dipinjam
• Jam berapa biasanya sangat ramai kunjungan
• Buku apa yang paling banyak dicari

Data tersebut jika dianalisa lebih lanjut maka kita juga akan dapat informasi:

• Kebutuhan perpustakaan yang perlu disediakan
• Penambahan jumlah staff perpustakaan

Nah, dari contoh di atas sedikitnya kita ada bayangan akan melakukan apa dengan data yang ada seperti absensi karyawan, data jumlah kecelakaan kerja, data kerusakan mesin, data perbaikan komputer, data distribusi dokumen, data claim, data komplain, data pengiriman, dan data-data lain yang mungkin sampai saat anda baca tulisan ini masih teronggok di gudang arsip.