Bahasa Laporan Ke Top Management

Pernahkah Anda melaporkan hasil pencapaian sasaran mutu ke top management? Apa tanggapan beliau? Jika tanggapannya biasa-biasa saja maka ada kemungkinan laporan sasaran mutu yang Anda buat tidak mengena di Top Management.

Bagaimana caranya agar semua hasil sasaran mutu disikapi oleh Top Management dengan serius dan mengena? Seperti Anda ketahui, top management tidak akan terlalu campur ukuran teknis operasional bisnis perusahaan. Beliau hanya kenal bahasa kebijakan, investasi, modal, growth, keuntungan, kerugian, dll. Intinya adalah Management hanya perlu tahu terhadap semua laporan dalam bahasa "uang".

Bandingkan laporan ini : 

Pada bulan ini total reject adalah 10% dari total produksi.

Dengan pembelian alat baru ini, dijamin kualitas produk kita akan terjamin.

Angka klaim pelanggan naik 3x lipat dari tahun sebelumnya.

Down time mesin turun 10 jam dari bulan lalu.

dengan laporan dalam bahasa "uang"

Pada bulan ini total reject adalah Rp.80 juta dari total produksi.

Dengan pembelian alat baru ini, dijamin sales penjualan kita akan terjamin. 

Angka klaim pelanggan naik Rp.30 Juta dari tahun sebelumnya.

Down time mesin turun Rp.5 Juta dari bulan lalu.

Jika Anda seorang Top Management, mana laporan yang menarik dan mengena di hati Anda? Silahkan mencoba laporan Anda dengan bahasa "uang".

Cost Down untuk Profit yang lebih baik

Jika produk perusahaan Anda bersaing dengan sangat ketat dengan kompetitor, Apa yang akan Anda lakukan jika kompetitor harganya lebih murah? menurunkan harga dengan mengorbankan keuntungan atau melakukan cost down proses untuk mengurangi biaya produksi?

Menurunkan biaya proses dengan cost down adalah pilihan bijaksana. namun, bagaimana konsep cost down yang dimaksud? jawabannya adalah improvement. Apa yang akan Anda dapat dengan improvement? banyak sekali, diantaranya adalah :

• dari sisi biaya proses akan lebih murah
• dari sisi waktu akan lebih cepat
• dari produktivitas akan meningkat
• dari sisi moral pekerja akan meningkat
• dari kesempatan bisnis akan lebih terbuka

Improvement untuk cost down dimulai dari mana? dari Anda tentunya. Setelah Anda siapa? inilah PR terbesar yang harus diselesaikan oleh internal team yang harus disupport total oleh top management.

Peduli Mutu Peduli Biaya

Pernahkah anda hitung-hitungan hubungan antara mutu dan biaya? Percayakah Anda bahwa mutu yang baik akan menghemat biaya?

Dalam praktek dunia bisnis, hanya yang berorientasi mutulah yang akan menjadi pemenang? mengapa demikian?. Seperti kita tahu bahwa ukuran mutu menjadi penentu sebuah produk atau jasa dapat diterima atau tidak oleh pelanggan kita. Dengan jaminan mutu produk dan jasa yang konsisten akan menjadikan pelanggan kita menjadi loyal. Loyalitas pelanggan inilah yang secara terus menerus memberi jaminan keuntungan usaha.

Mutu yang tercipta dilandasi juga kepedulian untuk mengurangi pemborosan-pemborosan yang terjadi, baik dalam bentuk pemborosan produk, proses, energi, waktu, man power, dll. Dengan mengurangi pemborosan, maka biaya proses akan menjadi semakin kecil dan margin keuntungan semakin besar. Sehingga kepedulian terhadap mutu terkait erat dengan kepedulian terhadap biaya proses.

Berapa Besar Biaya Mutu "Quality Cost " di Perusahaan Anda?

Berapa besar biaya mutu yang Anda keluarkan dalam 1 tahun terakhir? bagaimana perusahaan anda menghitung biaya mutu? Dan apa pengaruhnya bagi bisnis jika biaya mutu tidak terkontrol?

Dalam praktek bisnis (perusahaan manufaktur) parameter biaya mutu umumnya mencakup semua biaya yang dikeluarkan untuk ketidaksesuaian mutu, perbaikan mutu, menjamin mutu (quality assurance) dan maintenance mutu. Ketidaksesuain mutu bisa muncul dari reject / defect / cacat yang dihasilkan selama proses. Sehingga semakin tinggi angka reject maka semakin tinggi pula biaya mutunya. Dan jika ditemukan cacat tersebut di user pelanggan, maka biaya mutu yang dikeluarkan akan menjadi berlipat-lipat. Perbaikan mutu mencakup biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki cacat produk. Biaya quality assurance termasuk biaya qiuality design, reasearch dan pelatihan. Biaya maintenance mutu  termasuk biaya sertifikasi dan surveillance audit ISO 9001 atau sistem manajemen lainnya.

Jadi, dengan mengidentifikasi semua sumber ketidaksesuaian produk atau sistem, tahap awal kita bisa hitung quality cost-nya. Makin tinggi angka ketidaksesuaian maka akan tinggi pula angka cost-nya. Semakin jauh ditemukan penyimpangannya (misal di user di luar negeri) maka biaya yang dikeluarkan menjadi berlipat pula. Dan biaya paling besar yang dikeluarkan adalah biaya untuk membangun ulang "image" perusahaan yang tercoreng akibat adanya claim, complaint ataupun product recall from market.