Memahami Variasi Proses Produksi

Apakah produk yang anda hasilkan memiliki variasi yang sangat lebar dan cenderung tidak terkontrol?
Jika ya, apa penyebab dan solusinya?

Variasi produk yang disebabkan oleh variasi proses merupakan sesuatu yang natural dalam proses produksi. Mengapa demikian? karena pada prinsipnya benda ataupun proses yang ada di muka bumi ini memiliki variasi. Hanya yang menjadi masalah ketika variasi tersebut tidak terkontrol maka akan menghasilkan nonconformity product.

Untuk memperkecil variasi proses produksi berikut ini tips-tipsnya:

• Buatkan standard operating procedure untuk memastikan semua proses yang akan dikerjakan dipahami oleh semua orang dengan bahasa yang sama.
• Buatkan sistem mistake proofing atau pokayoke atau sistem anti salah, sehingga mencegah terjadinya kesalahan.
• Memastikan parameter 4M (man, machine, material and method) sejak dini kecil variasinya.
• Merancang sistem robot untuk pekerjaan yang membutuhkan tingkat ketelitian tinggi.
• Membuat failure mode effect analysis untuk mencegah proses yang akan dijalankan terhindar dari kegagalan.

Dan tentunya masih banyak lagi cara untuk memperkecil variasi seperti dengan training SDM, preventive dan predictive maintenance, visual control, automatic detection, dan lain-lain.

Tips Membeli Barang dengan Bijak

Jika Anda ingin membeli barang yang Anda butuhkan, cobalah Anda amati bagaimana si penjual melayani Anda dari berbagai toko yang Anda kunjungi untuk barang yang sama. Ada kemungkinan beberapa kondisi yang akan Anda temui :

1. Anda akan ditawarkan dengan harga murah.
2. Anda akan ditawarkan dengan harga mahal.
3. Anda akan ditawarkan dengan harga sedikit lebih murah.

Dari setiap harga yang penjual tawarkan mengandung konsekuensi masing-masing. Harga murah mungkin kualitasnya sedikit di bawah. Harga mahal mungkin karena kualitas. Harga sedikit lebih murah mungkin karena Anda pelanggan lama. 

Jika kita maunya yang murah, maka kualitas cenderung kurang memenuhi harapan kita. Jika kita membeli yang mahal, belum tentu juga kualitasnya terjamin. Lalu bagaimana cara kita memilihnya?

Yang harus jadi patokan saat Anda membeli barang adalah persyaratan minimum yang Anda harapkan terpenuhi. Persyaratan minimum bisa dalam harga, kualitas, model, garansi, harga jual kembali, dan lain-lain. Ketika kualitas menjadi pertimbangan, maka sebetulnya jika Anda membayar sedikit lebih mahal, maka hal tersebut sangatlah wajar. Dengan kualitas barang yang bagus, maka nilai fungsi yang didapat akan semakin lebih lama. Jadi sebetulnya dengan umur pemakaian yang lebih lama, Anda tidak rugi. 

Jadi tetapkanlah apa syarat minimalnya, lalu putuskan dengan bijak.

Tips Merangkul Anak Buah Yang Lebih Senior

Pernahkah Anda berhadapan dengan anak buah Anda yang lebih senior? Apakah mudah merangkul mereka untuk bekerja sesuai kebijakan kita? apa kiatnya agar mereka bisa mengerti dan menjadi partner kita dalam bekerja?

Anak buah yang lebih senior dapat berarti umur lebih tua, pengalaman kerja lebih banyak, atau masuk bekerja di tempat kita lebih dahulu dibanding kita. Tidak sedikit benturan yang terjadi antara anak buah senior dengan kita. Hal-hal yang menjadi faktor benturan biasanya muncul karena "kesenioran" tersebut. faktor benturan juga bisa disebabkan oleh kita sendiri sebagai atasan yang tidak bisa "berkomunikasi" dengan senior. Perlu diketahui bahwa anak buah senior memiliki beberapa kelebihan dibanding kita, diantaranya:

• usia lebih matang, sehingga kedewasaan bisa jadi lebih baik dibanding kita sebagai atasan.
• lebih pengalaman dalam bekerja, sehingga ilmu yang dipunyai bisa jadi lebih mumpuni dibanding kita sebagai atasan.

Dengan kelebihan tersebut, ada kalanya mereka resistan terhadap atasan yang lebih muda, apalagi jika kita dianggap tidak kompeten sebagai pemimpin. Untuk merangkul mereka berikut ini adalah tips-tipsnya:

1. Pahami bahwa mereka memiliki potensi yang bagus untuk kita belajar dari mereka
2. Gunakan bahasa yang berbeda dengan mereka.
3. Akui semua kelebihan yang ada pada mereka (mengapresiasi).
4. Ajaklah mereka untuk diskusi kecil sehingga eksistensi mereka tetap diakui
5. Setelah mereka bisa kita rangkul, tetaplah konsisten dengan apa yang sudah kita lakukan sebelumnya

Tips sukses audit sertifikasi ISO 9001:2008

Setelah Anda mendesain sistem manajemen mutu dalam bentuk manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan formulir terkait, serta menerapkannya dalam pekerjaan, apa langkah selanjutnya untuk sertifikasi ISO 9001:2008?

Berikut ini adalah tips untuk sukses audit sertifikasi atau audit pihak ke-3 dari badan sertifikasi:

1. Implementasikan selama minimal 3 bulan semua aturan yang tertuang dalam manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan formulir terkait.
2. Busines process mapping sudah sesuai dengan praktek organisasi, termasuk proses-proses yang dikecualikan dalam sistem manajemen mutu.
3. Kebijakan mutu sudah disosialisasikan dan terpampang dengan jelas untuk diakses semua personel organisasi.
4. Surat penunjukan management representative dan auditor internal sudah ditetapkan oleh top management.
5. Sebelum audit sertifikasi pastikan bukti hasil tinjauan manajemen berikut ini sudah dilakukan dan susun dalam satu berkas: 

• Hasil audit internal
• Umpan balik dari pelanggan
• Kinerja proses dan keseuaian produk (sasaran mutu)
• Status tindakan perbaikan dan pencegahan
• Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
• Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
• Saran-saran untuk peningkatan 

Hasil tinjauan manajemen dibuktikan dengan kebijakan top management seperti : 

• dikeluarkannya Surat Keputusan atau peraturan dari top management sebagai tindak lanjut dari notulen meeting tinjauan management. 
• Buktikan adanya komitmen yang tinggi dari top management saat diaudit oleh auditor badan sertifikasi.

Memilih Badan Sertifikasi ISO 9001

Setelah proses set up sistem manajemen mutu ISO 9001 selesai, selanjutnya adalah kita harus memilih badan sertifikasi yang akan mensertifikasi implementasi sistem manajemen mutu di tempat kita. Pertanyannya adalah, dari sekian banyak badan sertifikasi, mana yang kan kita pilih?

Dalam memilih badan sertifikasi, sebetulnya sangat tergantung kembali dari niat awal kita menerapkan sistem mutu ISO 9001. Kalau hanya untuk keperluan tender saja atau untuk syarat dokumen saja ikut proyek, maka Anda tidak perlu pusing memilih, biasanya anda cukup mencari badan sertifikasi mana yang prosesnya paling cepat menerbitkan sertifikat. Kalau anda mau yang murah, carilah tarif badan sertifikasi yang paling murah, yaitu dengan membuka tender ke mereka (badan sertifikasi). Namun jika niat anda memang untuk perbaikan organisasi, sistem dan proses, serta adanya nilai tambah dari penerapan ISO 9001, maka pilihlah badan sertifikasi yang mempunyai reputasi baik. Reputasi ini bisa kita dapatkan dengan melakukan wawancara dulu ke marketing mereka, apakah kelebihan badan sertifikasi Anda? lihat juga klien mereka siapa saja, jika banyak perusahaan besar dengan reputasi baik menjadi klien mereka, maka badan sertifkasi tersebut juga kemungkinan reputasinya baik. Jika niat anda sudah baik, maka faktor biaya sertifikasi jadikan prioritas kedua setelah anda memilih badan sertifikasi yang tepat.

Training Material For Effective Training

Dalam pemberian training terdapat target yang harus dicapai yaitu masuknya materi training ke peserta dan motivasi untuk menjalankan materi yang masuk tersebut. Jadi jangan harap ada perubahan dalam diri peserta training jika materi saja tidak masuk ke dalam pikiran peserta. Jadi tahap awal sebuah target training adalah masuknya materi terlebih dahulu.

Salah satu cara untuk mempermudah materi training masuk adalah dengan mendesain material training sesimple mungkin namun tidak melenceng dari content atau isi. Berikut ini tips bagaimana memberikan materi agar mudah diterima peserta;

• gunakanlah bahasa yang paling mudah dimengerti oleh peserta, untuk itu kenali dulu para pesertanya (jabatan, usia, level pendidikan, dan latar belakang training diadakan)
• gunakanlah ilustrasi dalam setiap slide, bisa dengan gambar, tabel, grafik ataupun video (pada dasarnya orang lebih suka dengan bahasa gambar daripada bahasa narasi).
• kontrol saat training, bagaimana membuat interaksi dengan peserta, pahami karakteristik peserta (apakah jenuh, tegang atau mengantuk).
• gunakan evaluasi training untuk peserta dan trainer untuk mengukur sejauh mana keberhasilan training.

Selamat mencoba training gaya baru!!!

Tips Mengarsip Dokumen ISO 9001

Dalam penerapan ISO 9001:2008, hal yang tak kalah penting selain pencapaian target dalam sasaran mutu adalah bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:2008. Pengarsipan yang kami maksud termasuk untuk untuk elektronic filling system. Berikut ini adalah 2 tips bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:

1.Pastikan semua dokumen teridentifikasi dengan jelas. Jelas disini artinya mudah sekali untuk dibaca dan dibedakan antara satu dokumen dengan dokumen lain. Identifikasi dapat dilakukan dengan:

• pemberian kode setiap bagian, contoh: 001 untuk QMR, 002 untuk Produksi, 003 untuk QA, dst
• pemberian warna yang berbeda pada cover dokumen / odner. Merah untuk QMR, Hijau untuk QA, kuning untuk Engineering, dst
• dan metode lain yang memudahkan untuk pembedaan.

 2.Buatkan peta simpan dokumen dalam satu sheet khusus. Sheet tersebut minimal memuat:

•  Nomor dokumen, lokasi dokumen (lemari A/B/C), status dokumen (Terkendali/Tidak Terkendali), jenis dokumen (internal/external), Tanggal terbit/ edisi/ revisi, Penanggung jawab pengendalian, dst.

Dari semua metode identifikasi dokumen, yang paling sesuai adalah yang dapat mengakomodir semua kepentingan dalam internal organisasi.

Tarif Konsultan ISO 9001

Berapakah tarif konsultan ISO 9001 di pasaran Indonesia?

Jika anda akan menggunakan jasa konsultan ISO 9001, sebelum menandatangani kontrak dengan konsultan, terlebih dahulu saya berikan tips-tipsnya :

1. Pastikan jadwal konsultasi di terima dengan cukup detail (kapan, dimana, siapa saja, manfaat dan target, serta untuk apa). jadwal tersebut untuk menilai apakah dengan jumlah uang yang akan kita bayarkan sebanding dengan program konsultasi yang ditawarkan.
2. Jika penawaran terlalu mahal, tanyakanlah dan buktikan bahwa uang tersebut tidak sia-sia kita bayarkan ke konsultan.
3. Cek track record dengan cara mencari informasi sebanyak mungkin konsultan yang akan kita kontrak. Mintalah CV atau resume bila perlu testimoni jika ada untuk memastikan kredibilitas konsultan.
4. Mintalah garansi bahwa si konsultan pasti memberi nilai tambah ke perusahaan.
5. Berikan pasal-pasal dimana dapat diputuskan sepihak apabila konsultan tidak memenuhi pasal-pasal tersebut. Hal  ini untuk menjamin ke Konsultan sebelum proyek selesai tidak boleh ada kendala konsultasi.

Tips Awal Untuk Sertifikasi ISO 9001:2008

Salah satu kunci awal suksesnya penerapan ISO 9001 adalah konsistensi dan komitemen dalam menjalankan aturan dalam persyaratan ISO 9001. Komitmen dan konsistensi harus dimulai dari pimpinan puncak hingga pimpinan terbawah.

Ikuti pola kepemimpinan seperti yang diajarkan Ki Hajar Dewantoro, Ing ngarso sung tulodho (tauladan), ing madya mangun karso (pembangkit), dan tut wuri handayani (pendorong).

Menghadapi Auditor Eksternal

Pernahkah Anda diaudit oleh auditor eksternal?

Mungkin bagi beberapa orang saat pertama kali menghadapi auditor eksternal (customer ataupun badan sertifikasi ISO) merupakan suatu beban tersendiri (grogi, gugup, takut salah menjawab, belum siap, kurang percaya diri, dll). Selama beban tersebut tidak berlebihan maka sikap tersebut adalah wajar saja.

Menghadapi auditor eksternal janganlah menjadi beban, sebab mereka pun juga seperti kita, seorang pekerja yang sedang menjalankan tugasnya sebagai auditor dan kita sebagai auditee. Kedudukan kita sama dengan mereka. Ubahlah mindset kita bahwa auditor bukanlah seseorang yang harus "dihindari" tetapi perlu didekati untuk memberikan nilai tambah bagi perusahaan kita saat mengaudit kita. Auditor sudah pasti mempunyai pengalaman yang lebih dalam memahami ISO 9001, dikarenakan jam terbang ke berbagai perusahaan dengan tipe penerapan yang berbeda-beda.

Berikut ini tips-tips menghadapi auditor:

• auditor adalah tamu perusahaan, jadi sambutlah dengan baik layaknya seorang tamu
• auditor adalah manusia, jadi tidak perlu kita takut karenanya. saat jeda atau istirahat tanyakanlah hal-hal kecil mengenai auditor seperti tinggal dimana, senangkah tinggal di sana, sudah berapa lama tinggal di sana, dan sebagainya. Pertanyaan ini akan mencairkan suasana yang mungkin sempat beku karena belum mengenal satu sama lain.
• Jawablah pertanyaan auditor dengan memberikan fakta dan data, sehingga bagi auditor data dan fakta tersebut dapat dijadikan catatan untuk perbaikan atau penyempurnaan. Hindari asumsi atau jawaban asal-asalan yang membuat auditor berpikiran Anda bukanlah orang yang jujur. Ingat bahwa auditor adalah  manusia yang dapat memberikan apresiasi bahwa kejujuran Anda berharga dibanding informasi menyenangkan yang merupakan kebohongan.
• Buatlah senyaman mungkin auditor saat berkunjung. Image anda sebagai tuan rumah yang baik akan membekas di benak auditor. Sehingga awal kebaikan inilah yang akan membuka kebaikan-kebaikan lain selanjutnya.
• dan masih banyak lagi cara yang dapat kita lakukan untk menjamu auditor dari pada kita hanya sibuk menyiapkan data supaya saat audit tidak terjadi temuan.

Di artikel mendatang saya akan menulis lanjutan dari artikel ini.