Manual Mutu Sebagai Bahan Materi Training

Pernahkah Anda menggunakan manual mutu ISO 9001:2008 sebagai bagian dari materi training internal di perusahaan? Apa kiat-kiatnya agar manual mutu tersebut mudah dipahami dan dilaksanakan?

Dalam praktek internal training diperusahaan, kebutuhan akan materi training merupakan hal yang mutlak dipenuhi untuk kelancaran tujuan training. Salah satu training yang perlu dilakukan adalah dengan mengenal jati diri perusahaan seperti yang tertulis dalam manual mutu perusahaan. Apa saja yang dapat digali dari manual mutu perusahaan sebagai referensi materi ? Berikut ini adalah hal-hal yang dapat kita ambil bahan ajar dari manual mutu:

• Sejarah berdirinya perusahaan
• Struktur organisasi, tugas tanggung jawab, serta persyaratan kompetensi personelnya
• Proses-proses yang ada dalam perusahaan atau organisasi, departemen atau bagian yang bertanggung jawab, serta hubungan kinerja antar bagian
• Kebijakan mutu perusahaan, sasaran mutu departemen, dan cara pencapaian sasaran mutu tersebut yang tertuang dalam key performance indicator atau target terukur pencapaian.
• Sistem dokumentasi perusahaan

Materi tersebut di atas harus dibuat semenarik mungkin dengan cara memindahkannya dalam slide powerpoint serta dengan ilustrasi (gambar, poto, grafik, sketsa, dll) yang terkait dengan tema. Dalam setiap materi jangan lupa tuliskan sasaran yang ingin dicapai dalam training serta model evaluasinya. Yang terakhir, update selalu materi trainingnya ketika terjadi perubahan dalam manual mutu. Selamat menjalankan training.

Manual Mutu Yang Cocok Untuk Organisasi Kita

Apakah Manual Mutu yang Anda buat sudah cocok dengan organisasi Anda? Lalu, apakah manual mutu tersebut sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008? 

Bagi Anda yang akan menyusun manual mutu ISO 9001:2008 selalu berpikir apakah manual mutu tersebut akan cocok dengan lingkup proses di tempat Anda? Yang tahu jawabannya adalah Anda sendiri, mengapa? Perlu diketahui bahwa persyaratan dalam ISO 9001:2008 adalah sifatnya general, artinya semua persyaratan tersebut dibuat untuk semua model organisasi baik jasa ataupun manufaktur. 

Untuk Anda yang bergerak di bidang Jasa seperti : pendidikan, perbankan, shipping, rumah sakit, pembiayaan dan lain-lain tentunya akan berbeda di manual mutunya, namun demikian pada prinsipnya adalah sama. Yang berbeda adalah pada faktor siapa yang melakukan dengan dengan cara apa dilakukan. Contoh : persyaratan ISO 9001:2008 mensyaratkan top management menetapkan management representative. Artinya semua organisasi manapun pasti akan menetapkan seorang management representative. Yang membedakan adalah siapa orangnya dan dengan apa ditetapkan. Dalam dunia pendidikan mungkin seorang management representative adalah seorang guru yang ditunjuk oleh kepala sekolah sebagai top management. Dalam dunia manufaktur seorang management representative bisa jadi adalah dari seorang manager quality assurance yang ditunjuk dan ditetapkan oleh direktur sebagai top management.

Jadi pada prinsipnya semua manual mutu adalah substansinya sama. yang membedakan adalah hal-hal seperti berikut : business prosesnya, job descriptionnya, struktur organisasinya, dan fungsi jabatan. Jika Anda sudah paham maka menyusun manual mutu ISO 9001:2008 adalah bukan hal yang sulit. Selamat mencoba...

Manual Mutu Yang Efektif

Jika perusahaan Anda sudah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, apakah manual mutunya sudah efektif? apa kriteria manual mutu tersebut efektif?

Manual mutu yang efektif akan mengatur jalannya organisasi lebih terarah dan fleksibel untuk mengikuti dinamika organisasi perusahaan. Apa kriteria efektifitas manual mutu? manual mutu yang efektif pada prinsipnya memenuhi beberapa kriteria berikut ini:

• Isi atau content, manual mutu dirancang betul-betul sesuai dengan business proses organisasi atau perusahaan. Proses proses yang tidak termasuk dalam lingkup dikeluarkan dari manual mutu, demikian pula sebaliknya, proses yang belum ada dimasukan dalam lingkup manual mutu. 
• Sistem dokumentasi, dirancang agar setiap revisi dari manual mutu dapat terkendali dan hanya mengubah halaman yang mengalami perubahan (parsial).
• Bahasa, menggunakan bahasa dan istilah yang paling mudah dimengerti oleh para pelaku di organisasi, termasuk menggunakan istilah asing yang diperlukan untuk membantu pemahaman (continues improvement, 5S, pokayoke, non conformity) dan bahasa lokal yang dianggap cukup familier di lingkungan perusahaan.
• Hal-hal yang sifatnya mudah berubah diletakkan dalam halaman lampiran (struktur organisasi).
• Referensi, gunakan link referensi yang diperlukan untuk pemahaman manual mutu, misalnya buku, link website, dll. Hal ini bertujuan agar isi manual mutu tetap ringkas dan mudah dikendalikan.
• Memenuhi persyaratan minimal dalam ISO 9001:2008.
• Integrasi, jika menerapkan juga ISO 14001 dan OHSAS 18001, sebaiknya diintegrasikan dengan manual mutu yang ada, sehingga kita hanya mempunyai manual integrasi mutu, lingkungan dan safety.