Mengapa Manual Mutu masih Diperlukan dalam Penerapan ISO 9001:2015?

Walaupun dalam persyaratan ISO 9001:2015 tidak lagi secara tertulis mewajibkan adanya manual mutu, namun masih ada persyaratan lain yang meminta adanya informasi terdokumentasi (documented information). Persyaratan ini sangatlah fleksibel bagi perusahaan untuk mendefinisikan dokumen apa yang dibutuhkan perusahaan. Termasuk menetapkan perlunya manual mutu.

Mengapa manual mutu ISO 9001:2015 masih diperlukan?

1. Membantu transisi lebih mudah dari versi ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Dengan gap analysis maka akan didapat persyaratan apa saja yang perlu ditambahkan dalam manual mutu yang baru sesuai ISO 9001:2015.
2. Manual mutu sebagai sarana untuk menuangkan kebijakan perusahaan dalam penerapan sistem manajemen mutu. Kebijakan/strategi/keputusan merupakan bukti adanya komitmen perusahaan dalam memenuhi persyaratan ISO 9001:2015, sementara rekaman mutu merupakan bukti komitmen dalam penerapannya.
3. Manual mutu merupakan payung dokumen mutu (dokumen level 1)  yang ada dibawahnya seperti prosedur (level 2), instruksi kerja (level 3) dan rekaman (level 4). Manual mutu menjembatani matrik dokumentasi antara persyaratan ISO 9001:2015 dengan prosedur yang ada dalam perusahaan.
4. Manual mutu dapat sebagai media referensi untuk pelatihan karyawan. Materi yang didapat diantaranya: tindakan untuk mengatasi resiko dan peluang (risk and opportunity), company profile, business process mapping, struktur orgamisasi, isu internal dan eksternal, harapan dan persyaratan pihak yang berkepentingan, serta kebijakan-kebijakan perusahaan dalam setiap proses sebagai pemenuhan persyaratan ISO 9001:2015.
5. Manual mutu dapat dijadikan dokumen jaminan mutu yang diminta pelanggan ataupun keperluan kontrak. Pada saat customer melakukan audit (2nd audit) manual mutu merupakan dokumen yang akan dilihat pertama kali sebagai jaminan suplier mereka memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.
6. Manual mutu merupakan representasi apa, siapa, dan bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya. Manual mutu menjelaskan business process mapping dan interkasinya terkait dengan input, proses dan outputnya.
7. Manual mutu fleksibel terhadap dinamika perusahaan. Lampiran manual mutu dapat disesuaikan dengan kondisi terkini perusahaan. Misalnya company profile perusahaan dapat diupdate sesuai dengan perkembangan perusahaan.
8. Manual mutu umumnya masih diminta badan sertifikasi untuk persyaratan audit sertifikasi ISO 9001:2015. Audit stage 1 certification audit meminta manual mutu dan dokumen dibawahnya untuk dicek oleh auditor kesesuaiannya dengan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.
9. Manual mutu sebagai media yang bisa diintegrasikan dengan sistem manajemen mutu lain, seperti ISO 14001 dsn ISO 45001. Dengan high level structure pada 10 persyaratan ISO 9001:2015 menjadikan integrasi lebih mudah dan harmoni ke standar lain.
10. Manual mutu sebagai media komunikasi top management ke karyawan. Misalnya kebijakan mutu perusahaan pada manual mutu yang ditandatangani top management (direktur utama) merupakan bentuk komunikasi ke karyawan untuk dipahami dan dilaksanakan.