Apakah perusahaan Anda berencana mengendalikan manual mutu ISO 9001:2015 secara elektronik?
Dengan pertimbangan untuk mengurangi pemakaian kertas dalam dokumentasi manual mutu ISO 9001:2015, sudah banyak perusahaan yang mengendalikan manual mutu tersebut secara elektronik. Artinya, manual mutu ISO 9001:2015 yang akan Anda gunakan kontrol distribusi dokumennya tanpa perlu lagi dicetak.
Mengapa sebaiknya menggunakan paperless atau tanpa cetak dokumen?
1. Kemudahan distribusi menggunakan jaringan komputer atau internet. Jaringan ini bisa melintasi antar lokasi, bahkan antar negara sehingga tidak perlu dokumen didistribusi, tetapi cukup diakses.
2. Dokumen mudah dikontrol. Dengan kemudahan identifikasi pada softcopy file, maka sistem kontrolnya lebih mudah. Jika dengan cara manual hard copy Anda perlu memberikan cap basah sebagai bukti controlled document maka dengan electronic file cukup dibuat footer document informasi "uncontrolled if printed" atau "versi cetak adalah tidak terkontrol".
3. Peredaran dokumen mudah dilacak. Dengan menggunakan jaringan komputer maka history akses dokumen sangat mudah dilacak. Bahkan dengan dukungan internet manual mutu ISO 9001:2015 dapat diakses dari komputer kapanpun dan dimanapun.
4. Updating dokumen lebih mudah. Cukup dengan editing master manual mutu ISO 9001:2015 maka seluruh user dapat langsung mendapatkan versi updatenya.
5. Keamanan dokumen dari perubahan content. User atau penerima dokumen cukup diberi akses "read only" sehingga tidak ada peluang untuk mengubah content dari manual mutu ISO 9001:2015. Bahkan untuk beberapa organisasi menggunakan password untuk akses ke manual mutu.
6. Ramah lingkungan dan efisien. Selain tidak menggunakan kertas cukup dapat menekan biaya penggunaan kertas.
7. Aman dari kerusakan dokumen. Penyimpanan pada server akan diback up secara aman. Potensi dokumen basah, robek, rusak, tidak terbaca, hilang, dan tercecer tidak muncul.
Bagaimana cara membuatnya?
1. Ubah format master dokumen ke pdf
2. Upload ke server atau jaringan.
3. Seting user atau pembaca read only.
4. Jika ada perubahan content, edit master dokumennya dan ulangi dari langkah 1.
Demikian tadi cara mudah untuk kontrol manual mutu ISO 9001:2015 secara elektronic. Silahkan boleh dicoba jika sarana dan prasarana perusahaan Anda sudah memjngkinkan.
Dengan pertimbangan untuk mengurangi pemakaian kertas dalam dokumentasi manual mutu ISO 9001:2015, sudah banyak perusahaan yang mengendalikan manual mutu tersebut secara elektronik. Artinya, manual mutu ISO 9001:2015 yang akan Anda gunakan kontrol distribusi dokumennya tanpa perlu lagi dicetak.
Mengapa sebaiknya menggunakan paperless atau tanpa cetak dokumen?
1. Kemudahan distribusi menggunakan jaringan komputer atau internet. Jaringan ini bisa melintasi antar lokasi, bahkan antar negara sehingga tidak perlu dokumen didistribusi, tetapi cukup diakses.
2. Dokumen mudah dikontrol. Dengan kemudahan identifikasi pada softcopy file, maka sistem kontrolnya lebih mudah. Jika dengan cara manual hard copy Anda perlu memberikan cap basah sebagai bukti controlled document maka dengan electronic file cukup dibuat footer document informasi "uncontrolled if printed" atau "versi cetak adalah tidak terkontrol".
3. Peredaran dokumen mudah dilacak. Dengan menggunakan jaringan komputer maka history akses dokumen sangat mudah dilacak. Bahkan dengan dukungan internet manual mutu ISO 9001:2015 dapat diakses dari komputer kapanpun dan dimanapun.
4. Updating dokumen lebih mudah. Cukup dengan editing master manual mutu ISO 9001:2015 maka seluruh user dapat langsung mendapatkan versi updatenya.
5. Keamanan dokumen dari perubahan content. User atau penerima dokumen cukup diberi akses "read only" sehingga tidak ada peluang untuk mengubah content dari manual mutu ISO 9001:2015. Bahkan untuk beberapa organisasi menggunakan password untuk akses ke manual mutu.
6. Ramah lingkungan dan efisien. Selain tidak menggunakan kertas cukup dapat menekan biaya penggunaan kertas.
7. Aman dari kerusakan dokumen. Penyimpanan pada server akan diback up secara aman. Potensi dokumen basah, robek, rusak, tidak terbaca, hilang, dan tercecer tidak muncul.
Bagaimana cara membuatnya?
1. Ubah format master dokumen ke pdf
2. Upload ke server atau jaringan.
3. Seting user atau pembaca read only.
4. Jika ada perubahan content, edit master dokumennya dan ulangi dari langkah 1.
Demikian tadi cara mudah untuk kontrol manual mutu ISO 9001:2015 secara elektronic. Silahkan boleh dicoba jika sarana dan prasarana perusahaan Anda sudah memjngkinkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar