Menghadapi Auditor Eksternal

Pernahkah Anda diaudit oleh auditor eksternal?

Mungkin bagi beberapa orang saat pertama kali menghadapi auditor eksternal (customer ataupun badan sertifikasi ISO) merupakan suatu beban tersendiri (grogi, gugup, takut salah menjawab, belum siap, kurang percaya diri, dll). Selama beban tersebut tidak berlebihan maka sikap tersebut adalah wajar saja.

Menghadapi auditor eksternal janganlah menjadi beban, sebab mereka pun juga seperti kita, seorang pekerja yang sedang menjalankan tugasnya sebagai auditor dan kita sebagai auditee. Kedudukan kita sama dengan mereka. Ubahlah mindset kita bahwa auditor bukanlah seseorang yang harus "dihindari" tetapi perlu didekati untuk memberikan nilai tambah bagi perusahaan kita saat mengaudit kita. Auditor sudah pasti mempunyai pengalaman yang lebih dalam memahami ISO 9001, dikarenakan jam terbang ke berbagai perusahaan dengan tipe penerapan yang berbeda-beda.

Berikut ini tips-tips menghadapi auditor:

• auditor adalah tamu perusahaan, jadi sambutlah dengan baik layaknya seorang tamu
• auditor adalah manusia, jadi tidak perlu kita takut karenanya. saat jeda atau istirahat tanyakanlah hal-hal kecil mengenai auditor seperti tinggal dimana, senangkah tinggal di sana, sudah berapa lama tinggal di sana, dan sebagainya. Pertanyaan ini akan mencairkan suasana yang mungkin sempat beku karena belum mengenal satu sama lain.
• Jawablah pertanyaan auditor dengan memberikan fakta dan data, sehingga bagi auditor data dan fakta tersebut dapat dijadikan catatan untuk perbaikan atau penyempurnaan. Hindari asumsi atau jawaban asal-asalan yang membuat auditor berpikiran Anda bukanlah orang yang jujur. Ingat bahwa auditor adalah  manusia yang dapat memberikan apresiasi bahwa kejujuran Anda berharga dibanding informasi menyenangkan yang merupakan kebohongan.
• Buatlah senyaman mungkin auditor saat berkunjung. Image anda sebagai tuan rumah yang baik akan membekas di benak auditor. Sehingga awal kebaikan inilah yang akan membuka kebaikan-kebaikan lain selanjutnya.
• dan masih banyak lagi cara yang dapat kita lakukan untk menjamu auditor dari pada kita hanya sibuk menyiapkan data supaya saat audit tidak terjadi temuan.

Di artikel mendatang saya akan menulis lanjutan dari artikel ini.