Merancang Bisnis Proses Manual Mutu sesuai ISO 9001:2008

Mungkin banyak diantara kita yang masih gamang bagaimana membuat manual mutu ISO 9001:2008 yang sesuai dengan lingkup bisnis proses kita. Berikut ini adalah tips-tips untuk merancang manual mutu disesuaikan dengan peta bisnis proses:

1. Buatlah peta bisnis proses yang memuat identifikasi : Suplier-Input-Proses-Output-Customer (SIPOC). Masing masing proses harus menggambarkan urutan antar proses sehingga terlihat ujung dan akhir dari sebuah proses. Pada dasarnya Bisnis proses adalah gabungan proses dari lingkup yang lebih kecil seperti proses di bagian, proses di departemen atau proses di divisi.
2. Tetapkan proses utama bisnis Anda misalnya : Jasa Pelayaran, Jasa Pendidikan, Manufaktur Metal Dies, Jasa Penerbangan, Jasa Training, Jasa Manufaktur Part Component Automotive, dll.
3. Setiap proses utama akan terkait dengan Customer Oriented Process (COP) dimana input dan output berhubungan langsung dengan pelanggan. Contoh proses pembayaran, proses order, proses claim, dsb.
4. Setiap proses utama juga didukung oleh proses pendukung seperti maintenance mesin, human resources, rekruitmen, pengadaan, dll.
5. Setiap proses utama juga dilingkupi proses manajemen seperti proses audit internal, pengendalian dokumen dan data, manajemen review, tindakan perbaikan dan pencegahan, dll.
6. Buatlah proses mana yang dikecualikan (proses ini tidak perlu digambarkan dalam peta bisnis namun dijelaskan pada ruang lingkup manual mutu).
7. Buatlah ketentuan jika terdapat proses yang disubkontraktorkan / diambil alih oleh pihak ketiga.
8. Buatlah identifikasi yang jelas pada bisnis proses tersebut seperti tanggal terbit, revisi, pengesahan dan iddentifikasi pengendalian dokumen.

Setiap organisasi adalah unik, artinya satu sama lain bisa berbeda bisnis prosesnya. Yang sama adalah adanya gambaran SIPOC dari setiap organisasi yang menjalankan ISO 9001:2008.