Dalam penerapan ISO 9001:2008, hal yang tak kalah penting selain pencapaian target dalam sasaran mutu adalah bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:2008. Pengarsipan yang kami maksud termasuk untuk untuk elektronic filling system. Berikut ini adalah 2 tips bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:
1.Pastikan semua dokumen teridentifikasi dengan jelas. Jelas disini artinya mudah sekali untuk dibaca dan dibedakan antara satu dokumen dengan dokumen lain. Identifikasi dapat dilakukan dengan:
- pemberian kode setiap bagian, contoh: 001 untuk QMR, 002 untuk Produksi, 003 untuk QA, dst
- pemberian warna yang berbeda pada cover dokumen / odner. Merah untuk QMR, Hijau untuk QA, kuning untuk Engineering, dst
- dan metode lain yang memudahkan untuk pembedaan.
2.Buatkan peta simpan dokumen dalam satu sheet khusus. Sheet tersebut minimal memuat:
- Nomor dokumen, lokasi dokumen (lemari A/B/C), status dokumen (Terkendali/Tidak Terkendali), jenis dokumen (internal/external), Tanggal terbit/ edisi/ revisi, Penanggung jawab pengendalian, dst.
Dari semua metode identifikasi dokumen, yang paling sesuai adalah yang dapat mengakomodir semua kepentingan dalam internal organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar