Tips sukses audit sertifikasi ISO 9001:2008

Setelah Anda mendesain sistem manajemen mutu dalam bentuk manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan formulir terkait, serta menerapkannya dalam pekerjaan, apa langkah selanjutnya untuk sertifikasi ISO 9001:2008?

Berikut ini adalah tips untuk sukses audit sertifikasi atau audit pihak ke-3 dari badan sertifikasi:

1. Implementasikan selama minimal 3 bulan semua aturan yang tertuang dalam manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan formulir terkait.
2. Busines process mapping sudah sesuai dengan praktek organisasi, termasuk proses-proses yang dikecualikan dalam sistem manajemen mutu.
3. Kebijakan mutu sudah disosialisasikan dan terpampang dengan jelas untuk diakses semua personel organisasi.
4. Surat penunjukan management representative dan auditor internal sudah ditetapkan oleh top management.
5. Sebelum audit sertifikasi pastikan bukti hasil tinjauan manajemen berikut ini sudah dilakukan dan susun dalam satu berkas: 

• Hasil audit internal
• Umpan balik dari pelanggan
• Kinerja proses dan keseuaian produk (sasaran mutu)
• Status tindakan perbaikan dan pencegahan
• Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya
• Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
• Saran-saran untuk peningkatan 

Hasil tinjauan manajemen dibuktikan dengan kebijakan top management seperti : 

• dikeluarkannya Surat Keputusan atau peraturan dari top management sebagai tindak lanjut dari notulen meeting tinjauan management. 
• Buktikan adanya komitmen yang tinggi dari top management saat diaudit oleh auditor badan sertifikasi.

Memilih Badan Sertifikasi ISO 9001

Setelah proses set up sistem manajemen mutu ISO 9001 selesai, selanjutnya adalah kita harus memilih badan sertifikasi yang akan mensertifikasi implementasi sistem manajemen mutu di tempat kita. Pertanyannya adalah, dari sekian banyak badan sertifikasi, mana yang kan kita pilih?

Dalam memilih badan sertifikasi, sebetulnya sangat tergantung kembali dari niat awal kita menerapkan sistem mutu ISO 9001. Kalau hanya untuk keperluan tender saja atau untuk syarat dokumen saja ikut proyek, maka Anda tidak perlu pusing memilih, biasanya anda cukup mencari badan sertifikasi mana yang prosesnya paling cepat menerbitkan sertifikat. Kalau anda mau yang murah, carilah tarif badan sertifikasi yang paling murah, yaitu dengan membuka tender ke mereka (badan sertifikasi). Namun jika niat anda memang untuk perbaikan organisasi, sistem dan proses, serta adanya nilai tambah dari penerapan ISO 9001, maka pilihlah badan sertifikasi yang mempunyai reputasi baik. Reputasi ini bisa kita dapatkan dengan melakukan wawancara dulu ke marketing mereka, apakah kelebihan badan sertifikasi Anda? lihat juga klien mereka siapa saja, jika banyak perusahaan besar dengan reputasi baik menjadi klien mereka, maka badan sertifkasi tersebut juga kemungkinan reputasinya baik. Jika niat anda sudah baik, maka faktor biaya sertifikasi jadikan prioritas kedua setelah anda memilih badan sertifikasi yang tepat.

Efektifitas Kinerja Individu

Seberapa efektifitaskah Anda bekerja? Apa ukuran efektifitas kinerja seseorang? 

Dalam praktek seringkali kita terbentur pada pertanyaan di atas. Sering kita melihat di satu sisi teman kita bekerja sangat sibuk sedangkan kita kok kayanya santai-santai saja. Siapa yang salah jika ada kejadian seperti ini?

Efektifitas kerja terukur pada hasil kinerja kita. ukuran efektifitas sangat beragam tergantung setingan dari si pemberi kerja itu sendiri. namun menurut pengalaman saya, efektifitas dapat terlihat dari :

• waktu penyelesaian, seberapa cepat pekerjaan tersebut diselesaikan. jika dalam waktu yang ditentukan anda dapat memenuhi semua persyaratan kerja maka anda sudah efektif, namun jika molor artinya anda menambah waktu kerja sehingga sangat tidak efisien.
• kualitas pekerjaan, apakah memenuhi persyaratan kualitas dari pekerjaan. contoh kualitas adalah saat kita buat produk, apakah memenuhi spesifikasi produk yang dihasilkan?
• produktivitas, dalam waktu sekian lama, berapa output yang anda hasilkan dibandingkan dengan input.
• minimal problem, seberapa besar masalah yang ditimbulkan saat pekerjaan anda selesai. contoh kasus saat anda selesai bekerja, ternyata lingkungan menjadi sangat kotor, sehingga memerlukan energi lagi untuk membersihkannya.
• memaksimalkan sumber daya yang ada, artinya dengan material dan manpower yang ada anda sanggup bekerja dengan tepat dan cepat. jika ternyata anda menambah resources yang ada, usahakan masih dalam batas yang wajar.

dan tentunya masih ada kriteria lain yang bisa dijadikan acuan. Untuk para manajer, tugasnyalah mengukur seberapa efektif pekerjaan anak buahnya. Selamat bekerja dengan efektif...

Meningkatkan Profit Perusahaan dengan ISO 9001, mungkinkah?

Dalam kompetisi harga yang semakin ketat, banyak perusahaan yang membanting harga serendah-rendahnya dengan harapan akan lebih banyak pembeli yang tertarik. Dalam pola masyarakat yang semakin cerdas, penurunan harga secara sporadis justru akan menjadi pertanyaan yang kritis:

• mengapa diturunkan harganya
• jangan-jangan ada yang ngga beres nih
• kok kesannya murahan ya

Coba perhatikan produk kartu seluler yang ditawarkan produsen, semuanya menjual semurah-murahnya. Tapi apakah langsung seseorang akan berpindah kartu hanya karena murah? tidak bukan? Hal yang paling rasional untuk mendapatkan profit lebih dari produk yang dijual adalah dengan menekan biaya proses serendah mungkin dan mempertahankan pelanggan yang ada dengan service yang lebih baik lagi.

Bagaimana menekan biaya proses? dalam proses kita mengenal proses transformasi input menjadi output. nah dari input sampai dengan output inilah parameternya yang kita kendalikan agar lebih efisien. Apa parameternya?

• pastikan manusia yang mengerjakan produktivitasnya tinggi, loyal, kompetensinya sesuai dan menempatkan the right man in the right place.
• pastikan semua material yang akan digunakan terbebas dari cacat dan kesalahan-kesalahan yang tidak diperlukan (salah barang, salah label, salah jumlah, dll).
• patikan mesin dan peralatan kerja cukup dan layak digunakan, menggunakan alat dan mesin yang tidak cukup akan mengurangi produktivititas dan alat atau mesin yang tidak layak digunakan hanya akan menghasilkan produk cacat.
• pastikan metode kerja atau prosedur tersedia di tempat kerja dan dapat diimplementasikan dengan efektif oleh semua pekerja.
• yang terakhir adalah pastikan ada penilaian atau evaluasi terhadap proses yang dijalankan, jika terdapat kesalahan segera lakukan tindakan perbaikan dan jika sudah baik lakukan continual imrpovement.

Penerapan ISO 9001 adalah salah satu cara bagaimana kita membuat aturan kerja agar parameter proses efektif dn efisien. Bagaimana syarat agar profit didapatkan? kuncinya cuma 2 yaitu adanya komitmen dan konsistensi dalam penerapan semua aturan proses yang tertuang dalam manual mutu, prosedur, instruksi kerja dan peraturan perusahaan lainnya.

Semoga berhasil dalam bisnis Anda!!!

ISO 9001 adalah basic management

Tahukah Anda bahwa ISO 9001 jika dicermati merupakan basic management dari sebuah organisasi. Konsep basic ini artinya ISO 9001 menjadi semacam referensi atau dasar bagi sistem manajemen lain yang diterapkan diorganisasi. Sebagai contoh :

• persyaratan ISO 14001 sistem manajemen lingkungan terdapat pula persyaratan pada ISO 9001-nya (dokumentasi, pengendalian dokumen, catatan, resources management, corrective and preventive action, dll)
• persyaratan ISO 17025 sistem manajemen laboratorium juga mengadopsi beberapa persyaratan ISO 9001.

Dengan basic tersebut apapun sistem yang anda rancang, maka persyaratan ISO 9001 dapat diintegrasikan sebagai sebuah kesatuan.

Mengukur Implementasi ISO 9001

Setelah menerapkan ISO 9001 apa yang sudah Anda dapatkan? Banyak jawaban yang dapat Anda sampaikan. Namun ada satu pertanyaan yang jarang bisa dijawab oleh penerap ISO 9001. Apakah Anda mendapatkan sales dan profit perusahaan Anda tumbuh setelah menerapkan ISO 9001?

Banyak perusahaan dengan menerapkan ISO justru mengeluarkan biaya, entah untuk biaya konsultasi, biaya pengadaan man power, biaya kampanye mutu, dll. Tidak ada larangan berapapun bisa dikeluarkan untuk biaya penerapan ISO. Namun, perlu ditekankan bahwa ISO seharusnya bisa menekan biaya yang selama ini menjadi aspek pemborosan di perusahaan. Bagaimana caranya? Rancanglah sistem dengan proses yang efisien dan seefektif mungkin. Sadarkan bahwa ISO harus dijalankan secara komitmen dan konsisten. Yakinkan bahwa saaat ini mungkin belum terasa kekuatan manfaat ISO implementation, Namun tahun depan akan ada titik balik dimana kita akan bekerja lebih simple, lebih terstruktur, lebih efektif, lebih efisien dan lebih menyenangkan.

Get the other side of ISO 9001 Power....

Training Material For Effective Training

Dalam pemberian training terdapat target yang harus dicapai yaitu masuknya materi training ke peserta dan motivasi untuk menjalankan materi yang masuk tersebut. Jadi jangan harap ada perubahan dalam diri peserta training jika materi saja tidak masuk ke dalam pikiran peserta. Jadi tahap awal sebuah target training adalah masuknya materi terlebih dahulu.

Salah satu cara untuk mempermudah materi training masuk adalah dengan mendesain material training sesimple mungkin namun tidak melenceng dari content atau isi. Berikut ini tips bagaimana memberikan materi agar mudah diterima peserta;

• gunakanlah bahasa yang paling mudah dimengerti oleh peserta, untuk itu kenali dulu para pesertanya (jabatan, usia, level pendidikan, dan latar belakang training diadakan)
• gunakanlah ilustrasi dalam setiap slide, bisa dengan gambar, tabel, grafik ataupun video (pada dasarnya orang lebih suka dengan bahasa gambar daripada bahasa narasi).
• kontrol saat training, bagaimana membuat interaksi dengan peserta, pahami karakteristik peserta (apakah jenuh, tegang atau mengantuk).
• gunakan evaluasi training untuk peserta dan trainer untuk mengukur sejauh mana keberhasilan training.

Selamat mencoba training gaya baru!!!

Semua Yang Besar Bermula dari Yang Kecil

Lihatlah tubuh anda sekarang! perhatikan lima atau sepuluh tahun lalu, bukankah semuanya dahulu lebih kecil? Lihatlah pohon di samping atau depan rumah Anda! ingatkah Anda kapan tumbuhan tersebut masih tunas?

Bisnis yang besar juga tumbuh dari yang kecil. Saat perkembangan inilah phase yang sangat menentukan apakah nantinya akan tetap tumbuh atau mengecil lagi bahkan bangkrut. Untuk membuat bisnis tumbuh besar maka diperlukan pemicu. Apa pemicunya? yang paling utama tentunya people atau Sumber daya manusianya. Selanjutnya bisa dari aspek keuntungan, iklim investasi, kebijakan perusahaan, kebijakan pemerintah, dan lain-lain.

Seperti kita mengharapkan buah yang manis dari pohon, maka kita perlu memberinya pupuk dan mencabut rumput dan membasmi serangganya. Diharapkan saat panen nanti kita akan menikmati buah yang manis dan segar. Demikian pula saat bisnis kita ingin tumbuh, maka diperlukan investasi (SDM, dll) serta mengurangi biaya-biaya yang tidak perlu (cost down). Sehingga tahun depan, lima tahun lagi dan sepuluh tahun lagi bisnis kita akan menjadi besar dan bernilai tambah. Seberapa besar perusahaan Anda sekarang tumbuh?

Cost Down untuk Profit yang lebih baik

Jika produk perusahaan Anda bersaing dengan sangat ketat dengan kompetitor, Apa yang akan Anda lakukan jika kompetitor harganya lebih murah? menurunkan harga dengan mengorbankan keuntungan atau melakukan cost down proses untuk mengurangi biaya produksi?

Menurunkan biaya proses dengan cost down adalah pilihan bijaksana. namun, bagaimana konsep cost down yang dimaksud? jawabannya adalah improvement. Apa yang akan Anda dapat dengan improvement? banyak sekali, diantaranya adalah :

• dari sisi biaya proses akan lebih murah
• dari sisi waktu akan lebih cepat
• dari produktivitas akan meningkat
• dari sisi moral pekerja akan meningkat
• dari kesempatan bisnis akan lebih terbuka

Improvement untuk cost down dimulai dari mana? dari Anda tentunya. Setelah Anda siapa? inilah PR terbesar yang harus diselesaikan oleh internal team yang harus disupport total oleh top management.

Buku Quality Assurance : Quality Management Essentials

Untuk referensi bagi para Quality Assurance Manager, Engineer dan Staff, silahkan klik gambar berikut ini untuk masuk ke amazon.com.

Kutipan dari : http://www.amazon.com/gp/product/product-description/0750667869/ref=dp_proddesc_0?ie=UTF8&n=283155&s=books

Editorial Reviews

Review

"Written in a simple, easy to read style, this book will appeal to those who are serious about the value-add of a quality management system. The book consists of seven sections presented in a logical and progressive order, with informative chapter summaries."

Paul Harding Managing Director SAQI, e-Quality Edge South Africa

Book Description

Get to the heart of quality management fast with best-selling quality author David Hoyle

Product Description

From the best-selling quality management author, David Hoyle, Quality Management Essentials is the perfect brief, yet authoritative, introduction to the fundamentals of quality management.

Quality in organizations, large or small, is achieved with intelligent use of various concepts, principles, tools and techniques. For those coming to the subject for the first time, these philosophies associated with quality management can be quite overwhelming. This very readable book provides a fast track introduction and executive level appraisal of the field from a respected and experienced author.

* Get to grips with Quality Management quickly and understand how to apply the principles to achieve success in the most simple to complex situations
* Learn from supporting case studies how to present a case for improving quality
* Full of checklists, hints and tips for those charged with the task of managing quality achievement in their organization

About the Author

David Hoyle is an international management consultant with over 30 years' experience in quality management. He has held senior positions in quality management with British Aerospace and Ferranti International and worked with such companies as General Motors, the UK Civil Aviation Authority and Bell Atlantic on their quality improvement programmes. As well as delivering quality management and auditor training courses throughout the world, he has participated in various industry councils and committees, including the Institute of Quality Assurance.

Apa output dari tinjauan management?

Dalam implementasi ISO 9001:2008, salah satu hal yang wajib dilakukan oleh top management adalah melakukan tinjauan management. Mengapa hal tersebut wajib? ya, karena itu salah satu bukti komitmen dari top management dalam penerapan ISO 9001. 

Setelah tinjauan management dilakukan, lalu apa outputnya? outputnya adalah berupa kebijakan yang dikeluarkan oleh top management terhadap agenda tinjauan management. Apa bentuk dari kebijakan tersebut? bentuk yang paling nyata adalah dikeluarkannya surat keputusan atau kebijakan tertulis lainnya sebagai bentuk tindak lanjut dari agenda tinjauan management. Apakah semua bentuk kebijakan tersebut harus tertulis? Ya, namun jika surat keputusan tidak ada, minimal dalam tinjauan management dibuatkan notulen meeting (jika dilakukan dengan meeting/rapat). yang memuat hasil arahan, saran, dan rekomendasi dari top management. Lampirkan juga daftar hadir pada notulen meeting tersebut untuk memastikan bahwa top management memang datang dan berinteraksi langsung dengan para team management lainnya.

Pendekatan Proses adalah Pendekatan Team Work

Salah satu hal yang membedakan ISO 9001:1994 dengan series 2000 atau 2008 adalah adanya pendekatan proses dalam setiap klausulnya. Dalam versi 1994 semua elemen klausul berdiri sendiri, sehingga jika dalam implementasi banyak perusahaan yang mengalami kendala bagaimana untuk memperdayakan proses secara keseluruhan, bukan hanya untuk bagian atau departemen.

Pendekatan proses membawa konsekuensi dari pelaku proses. Hal yang paling mendasar untuk keberhasilan process approach adalah team work. Bagaimana mungkin sebuah proses produksi bisa berjalan lancar tanpa unkuk kerja bersama dari planning, engineering dan quality?

Mengukur Evaluasi Pelatihan

Mengapa setelah pelatihan anak buah saya kinerjanya jauh dari harapan saya? Ada pengaruhnya nggak ya pelatihan yang diberikan dengan performa individunya?

Mungkin diantara kita masih mengalami pertanyaan-pertanyaan seperti di atas. Dalam penerapan ISO 9001 setiap organisasi diharuskan untuk melakukan evaluasi training atau pelatihan. Bagaimana cara yang efektif untuk melakukan evaluasi pelatihan? Banyak literatur bagaimana untuk melakukan evaluasi pelatihan. 

Berikut ini adalah cara yang paling mudah bagaimana mengukur kinerja seseorang setelah diberi pelatihan.

1. Seberapa puas customer (internal customer) terhadap kinerjanya. Cara ini dapat dilakukan dengan wawancara kepada customer dari seseorang yang sudah dilatih. Tanyakan apakah ada perubahan dalam 1 bulan terakhir (semenjak training selesai). Jika jawaban customer (internal next process) menjawab " sekarang lebih baik Pak " maka dapat kita simpulkan bahwa trainingnya efektif. Catat semua hasil wawancara tersebut sebagai bukti dilakukan evaluasi.

2. Cek hasil kinerjanya. Jika dia membuat sebuah produk, cek apakah tingkat reject atau produk OK nya memenuhi target atau tidak. Jika terpenuhi maka dapat dipastikan trainingnya efektif. Jika tidak, berarti perlu ditinjau ulang mengenai trainingnya. apakah materinya belum masuk ataukah cara penyampaiannya yang kurang baik. 

Banyak cara lain yang bisa dilakukan seperti dengan ujian tertulis, wawancara terhadap yang bersangkutan, serta menilai langsung unjuk kerjanya di lapangan.

Apa itu ISO 9001?

Orang awam sering menanyakan apa itu ISO 9001? Bentuknya seperti apa? dan masih banyak lagi pertanyaan yang sebetulnya simpel tapi kadang sulit untuk menjelaskan dalam bahasa mereka. Jika Anda pertama kali membaca atau mendengar ISO 9001 apa yang terpikir pertama kali dalam benak Anda? sesuatu yang simpel atau sesuatu yang rumit, aneh dan "njlimet" kalau orang jawa bilang.

OK, mari kita sedikit pahami apa itu ISO 9001 dalam bahasa yang sangat sederhana. ISO 9001 adalah sebuah aturan tertulis yang mensyaratkan agar sebuah organisasi (perusahaan) menerapkan aturan-aturan baku yang standard untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Jadi ubah paradigma Anda, ISO 9001 adalah Aturan. Aturan untuk siapa? aturan untuk organisasi atau perusahaan. Aturan untuk Apa? untuk menjalankan proses / bisnis sesuai aturan baku tertulis. Tujuannya Apa? untuk memuaskan pelanggan. 

Karena cuma aturan maka efektif tidaknya tergantung dari siapa yang melaksanakannya. Namun, ISO 9001 menggaransi jika kita komitmen dan konsisten, maka pelanggan kita pasti akan puas. Jadi jika perusahaan yang bersertifikasi ISO 9001 apakah pasti memuaskan pelanggan? belum tentu. Apakah produknya pasti bagus? belum tentu. Apakah perusahaan makin jaya belum tentu. Apa dong nilai manfaatnya kalau begitu?

Untuk menjawab pertanyaan diatas, jawablah pertanyaan analogi di bawah ini, niscaya Anda akan tahu jawabannya. Anggaplah Surat Ijin Mengemudi (SIM) itu sama dengan Sertifikat ISO 9001.

1. Apa niat Anda pertama kali membuat SIM? supaya tidak ditangkap polisi ataukah agar kita dapat mengendarai kendaraan lebih baik, lebih sopan, dan lebih hati-hati agar kita dan orang lain sama-sama menikmati berkendaraan. Niat awal inilah yang akan melatarbelakangi etika berkendara orang dijalan. Coba cek apakah yang punya SIM menjamin orang berkendara tidak ugal-ugalan? yang salah siapa? Undang-undang lalu lintas ataukah pengendaranya ataukah parameter lainnya (rambu/polisi).
2. Mengapa masih banyak terjadi korban kecelakaan lalu lintas, padahal ada Undang-Undang, ada polisi ada rambu-rambu, jalanan rata, dan kendaraan semakin canggih. Lalu buat Apa dong ada SIM?

Nah, dari analogi tersebut mudah-mudahan menjawab pertanyaan seperti saya sampaikan di atas. Jika masih bingung, silahkan cari literatur yang tersebar di berbagai Web.

Mengukur Customer Satisfaction

Seberapa puaskah pelanggan Anda? Bagaimana Anda mengukur kepuasan pelanggan? Mengukur kepuasan pelanggan adalah hal yang sangat mudah. Kenapa saya bilang mudah? karena pada prinsipnya kita adalah pelanggan dari produk dan jasa yang kita gunakan sehari-hari.

Sepatu yang kita pakai, apakah memuaskan kita. Makanan yang kita makan apakah memuaskan kita. Pelayanan bank yang kita rasakan apakah memenuhi standard pelayanan kita. Saat kita merasa puas, indikator termudah adalah kita mendatangi atau berusaha mengulang untuk membeli.

Anggaplah kita punya restoran. Jika kita mempunyai buku tamu, atau setidaknya kita mampu mengidentifikasi kehadiran pelanggan dalam membeli produk atau jasa kita, maka kita sudah mengukur tingkat kepuasan pelanggan. Semakin sering pelanggan kita datang lebih dari 1x maka dapat dipastikan mereka puas. Tinggal bagaimana kita membuat sistemnya, apakah dengan buku tamu, menganalisa daftar menu yang dipesan, mencatat nomor mobil, memasang CCTV, dll. Itulah salah satu cara mengukur kepuasan pelanggan, banyak cara lain yang dapat Anda kembangkan agar bisnis Anda semakin sukses.

Kemampuan Mendengar

Seberapa hebat Kita bicara dan bertindak, semua orang tahu Kitalah Juaranya. Namun, seberapa hebat Kita mampu mendengar, belum tentu Kita mampu.

Kemampuan mendengar adalah bukti bahwa Kita mempunyai "jiwa besar". Kekuasaan, jabatan, pangkat, dan kelebihan lain adalah ego yang sangat susah untuk tidak ditonjolkan. Saat Kita menjadi pendengar yang baik, maka segala ego tersebut harus kita rendahkan dan tidak ditonjolkan. Mengapa demikian? simpel, agar seseorang yang ingin kita dengar suaranya dapat mengeluarkannya tanpa beban atau sungkan karena posisi kita.

Mendengar juga sangat efektif dalam pola kepemimpinan di proses produksi. Semua permasalahan di produksi setiap saat muncul dikarenakan salah satunya adalah "people's problem". Dengan mendengar kita akan tahu sejauh mana masalah yang ada mengganggu jalannya proses produksi. Jadi, berlatihlah untuk menjadi pendengar yang baik. Believe it, Listening is power.

Tips Mengarsip Dokumen ISO 9001

Dalam penerapan ISO 9001:2008, hal yang tak kalah penting selain pencapaian target dalam sasaran mutu adalah bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:2008. Pengarsipan yang kami maksud termasuk untuk untuk elektronic filling system. Berikut ini adalah 2 tips bagaimana mengarsip dokumentasi ISO 9001:

1.Pastikan semua dokumen teridentifikasi dengan jelas. Jelas disini artinya mudah sekali untuk dibaca dan dibedakan antara satu dokumen dengan dokumen lain. Identifikasi dapat dilakukan dengan:

• pemberian kode setiap bagian, contoh: 001 untuk QMR, 002 untuk Produksi, 003 untuk QA, dst
• pemberian warna yang berbeda pada cover dokumen / odner. Merah untuk QMR, Hijau untuk QA, kuning untuk Engineering, dst
• dan metode lain yang memudahkan untuk pembedaan.

 2.Buatkan peta simpan dokumen dalam satu sheet khusus. Sheet tersebut minimal memuat:

•  Nomor dokumen, lokasi dokumen (lemari A/B/C), status dokumen (Terkendali/Tidak Terkendali), jenis dokumen (internal/external), Tanggal terbit/ edisi/ revisi, Penanggung jawab pengendalian, dst.

Dari semua metode identifikasi dokumen, yang paling sesuai adalah yang dapat mengakomodir semua kepentingan dalam internal organisasi.

Team Work untuk Sukses Bersama

Suksesnya team work adalah sukses bersama. Dalam team work terdapat semua potensi yang dibutuhkan dalam berusaha. Untuk menjadi team sukses, maka setiap individu bagian dari team haruslah mencapai sukses terlebih dahulu. Dan sebaliknya, jika kegagalan terdapat dalam anggota team, maka sukses team pun bisa terhambat.

Seperti layaknya peperangan, pemenang perang seharusnya adalah bukan sang jenderal ataupun sang prajurit, tapi pemenang adalah semua pihak dari prajurit hingga jendral. Suksesnya prajurit membawa suksesnya jendral, dan suksesnya jendral juga suksesnya prajurit. Jadi, jika anda sekarang bergerak dalam team work, jadikan diri Anda seorang juara dahulu untuk menuju team work yang sukses.

Menjadi bawahan yang baik

Kita sering menuntut pimpinan kita dengan sindiran "jadilah pemimpin yang baik". Jika sekarang kita berperan sebagai pimpinan, maka kita pun bisa melakukan sindiran yang sama "sudahkah Anda menjadi bawahan yang baik?".

Menjadi bawahan yang baik tidaklah susah, karena pada prinsipnya bawahan adalah perpanjangan fungsi tertentu saja dari seorang fungsi pimpinan. Ibarat sebuah mobil, pimpinan adalah si pengemudi dan setiap komponen dari mobil (ban, rem, kaca, busi, bahan bakar, dll) adalah bawahannya. Jika Anda sebagai ban, maka menggelindinglah sesuai gas yang diinjak si pengemudi. Jika Anda sebuah rem, maka tahanlah laju mobil ini sesuai keinginan pengemudi. Jadi, anda dapat bayangkan jika keinginan pengemudi tidak bisa dipenuhi oleh masing-masing komponen maka laju mobilpun tidak akan sempurna.

Peduli Mutu Peduli Biaya

Pernahkah anda hitung-hitungan hubungan antara mutu dan biaya? Percayakah Anda bahwa mutu yang baik akan menghemat biaya?

Dalam praktek dunia bisnis, hanya yang berorientasi mutulah yang akan menjadi pemenang? mengapa demikian?. Seperti kita tahu bahwa ukuran mutu menjadi penentu sebuah produk atau jasa dapat diterima atau tidak oleh pelanggan kita. Dengan jaminan mutu produk dan jasa yang konsisten akan menjadikan pelanggan kita menjadi loyal. Loyalitas pelanggan inilah yang secara terus menerus memberi jaminan keuntungan usaha.

Mutu yang tercipta dilandasi juga kepedulian untuk mengurangi pemborosan-pemborosan yang terjadi, baik dalam bentuk pemborosan produk, proses, energi, waktu, man power, dll. Dengan mengurangi pemborosan, maka biaya proses akan menjadi semakin kecil dan margin keuntungan semakin besar. Sehingga kepedulian terhadap mutu terkait erat dengan kepedulian terhadap biaya proses.

Bagaimana mengukur efektivitas perbaikan?

Mengukur efektifitas perbaikan sangat penting untuk mengetahui apakah perbaikan yang dilakukan memenuhi persyaratan yang diharapkan. Apa itu persyaratan yang diharapkan? sangat banyak persyaratan yang diharapkan dari sebuah improvement atau perbaikan. Berikut ini contoh persyaratan yang diharapkan:

• tidak muncul lagi permasalahan yang sama
• dapat diterapkan dengan mudah
• tidak memerlukan investasi yang besar
• meningkatkan produktivitas
• meningkatlkan kualitas 
• dlll

Bagaimana mengukur efektifitas perbaikan yang sudah kita lakukan? Seperti dijelaskan didepan bahwa setiap persyaratan yang diharapkan haruslah dapat dipenuhi. Persyaratan tersebut pada dasarnya adalah kriteria untuk menilai efektifitas. Jadi dengan memenuhi harapan sebuah perbaikan, maka Anda juga dapat menilai efektifitasnya. Jika pemenuhan tersebut lebih dari 80% maka dapat dikatakan secara umum perbaikan yang Anda lakukan adalah efektif. Namun demikian kriteria keefektifan haruslah ditetapkan terlebih dahulu sebelum dimulai. Semakin baik dan bernilai dari sebuah kriteria yang ditetapkan, maka akan semakin terarah pula perbaikan yang dilakukan.

Data yang baik atau data yang benar?

Mana yang akan Anda pilih.....

Data yang baik seperti contoh berikut:

Nilai kelulusan yang didapat Anda adalah 4, standard minimal adalah 6. Nah agar data tersebut  terlihat baik, maka Anda ubah menjadi 7, sehingga seolah-olah lulus dengan cukup baik.

Data yang benar seperti contoh berikut:

Nilai kelulusan yang didapat Anda adalah 4, standard minimal adalah 6. karena Anda yakin bahwa memang Anda layak dapat 4, maka kebenaran tersebut Anda pertahankan, walaupun dengan resiko Anda tidak lulus.

Dalam praktek pengukuran terhadap suatu proses, produk atau kinerja, sering kita berbenturan pada data seperti apa yang harus kita isi. Data yang baik atau data yang benar. Untuk menjadi data yang baik, maka data awal yang anda peroleh dapat diubah atau dimodifikasi sehingga kelihatan baik. Jika ini Anda lakukan maka banyak atasan akan menyukai anda karena data yang Anda sampaikan semuanya baik. Istilah sekarang "asal Bapak senang".

 

Cobalah Anda laporkan data yang benar, maka ada dua kemungkinan ketika Anda melaporkan ke atasan Anda. Yang pertama jika data tersebut benar dan baik maka Anda akan dipuji. Yang kedua, jika data yang benar menunjukkan ketidakbaikan, mungkin anda akan dinilai kurang kompeten dalam mengambil data atau atasan Anda berterima kasih atas masukan data yang dapat dijadikan input perbaikan.

Dalam praktek ISO 9001:2008, kendala utama dalam data adalah bagaiman kita secara konsisten merecord data yang benar. Data yang baik tentunya akan terlihat di mata auditor eksternal sangat baik, dan data yang benar kadang takut untuk ditunjukan ke auditor. Sekarang Anda tinggal pilih mau membuat data yang baik atau data yang benar?